Ruil je je home office binnenkort in voor een professioneel huurkantoor? Of verhuis je naar een nieuw kantoor? Hoe dan ook is een goede voorbereiding onmisbaar. Je wilt tenslotte niet veel tijd verliezen aan de verhuizing en zo snel mogelijk weer aan de slag.
Stap 1: selecteren
Wees kritisch: welke zaken verhuizen mee en welke niet? Moet je die papieren dossiers van 10 jaar oud echt bewaren? En neem je je onbetrouwbare printer mee of is dit het moment voor een nieuwe? Maak eerst een strenge selectie en bespaar jezelf onnodig gesleur. Maak ook op voorhand een inventaris van spullen die je nog moet aankopen, zodat je nieuwe kantoor snel instapklaar is.
Stap 2: inpakken
Zorg dat je alle nodige inpak- en beschermmaterialen voorhanden hebt wanneer je begint in te pakken. Voorzie genoeg stevige verhuisdozen mét labels, krantenpapier, noppenfolie en eventueel opvulchips om losse elementen in een doos te beschermen tijdens het transport. Overweeg een verzekering tegen verhuisschade. Demonteer alvast grote stukken zoals tafels en kasten. Zet eerst de grote stukken klaar en daarachter de kleinere dozen. Zo kun je de verhuiswagen meteen in de juiste volgorde inladen.
Stap 3: plannen
Het is iets makkelijker om je nieuwe kantoor in te richten als je al weet wat waar moet komen. Maak een plannetje en deel het met je helpers of verhuizers. Doe je geen beroep op een verhuisfirma? Schakel dan vrijwilligers of medewerkers in en zorg dat er broodjes geleverd worden voor de lunch. Vaak vergeten!
Stap 4: controleren
Temper je enthousiasme nog heel even en check eerst de nieuwe ruimte vooraleer je je installeert. Vraag aan de verhuurder of de plaatsbeschrijving pas overlopen kan worden op het moment dat je echt je intrek neemt. Zo ben je zeker dat het document klopt en word je achteraf niet onterecht verantwoordelijk gesteld voor schade.
Stap 5: papierwerk
Als je vestigingseenheid (de plek waar je daadwerkelijk werkt) verandert, moet het nieuwe adres opgenomen worden in de KBO. Die wijziging geef je door via je ondernemingsloket. Wordt je nieuwe kantoor ook de zetel van je vennootschap? Dan moet je in het verslag van je algemene vergadering vermelden wanneer je je nieuwe zetel betrekt en dat (laten) goedkeuren. Je nieuwe maatschappelijke adres wordt neergelegd bij de griffie en gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad.
Stap 6: verwittigen
Maak een lijst van alle andere mensen en instanties die verwittigd moet worden van je nieuwe adres, zoals klanten en leveranciers, maar ook de bank en je verzekeraar. Denk eraan om je adres aan te passen op je huisstijldocumenten zoals naamkaartjes, briefpapier, facturen, enzovoort.
Klaar voor de volgende stap?
Lees hier hoe je een productieve werkplek inricht! klik hier